Tätigkeitsfelder Interviews Häufige Fragen

Mitten drin im Berufsleben

Sie stehen seit Jahren mit beiden Beinen im Berufsleben. Sie sind spezialisiert in Ihrem Fachgebiet, leiten ein Team oder Projekte und bilden sich stetig weiter. In unseren Interviews lernen Sie den Arbeitsalltag erfahrener Mitarbeiter bei BERLIN-CHEMIE und der Menarini GmbH kennen und erfahren mehr über ihre Aufgaben.

Mario Kelava
Mario Kelava
Leiter Treasury
Dr. Astrid Kruse
Dr. Astrid Kruse
Managerin für wissenschaftliche Kommunikation
Dr. Pirka Kruse
Dr. Pirka Kruse
Regionalleiterin Facharzt-Außendienst
Dr. Carsten Milbredt
Dr. Carsten Milbredt
Produktmanager
Grit Leonhardt
Grit Leonhardt
Projektmanagerin Applikationssysteme
Elena Hilfer
Elena Hilfer
Wissenschaftliche Mitarbeiterin Verpackungstexte

Mario Kelava und sein Team der Abteilung Treasury sorgen dafür, dass BERLIN-CHEMIE und die Menarini GmbH jederzeit zahlungsfähig sind.

Mario Kelava
Wir haben eine Servicefunktion. Wir produzieren und verkaufen nicht selbst, sondern unterstützen andere dabei.

Herr Kelava, Sie sind Leiter der Abteilung Treasury. Was genau macht Ihr Team?

Das ist gar nicht so einfach zu erklären. Die Kernfunktion der Abteilung ist, das Geld des Unternehmens zu verwalten und dafür zu sorgen, dass wir termingerecht zahlungsfähig sind und bleiben.

Das heißt, Sie sorgen auch dafür, dass jeder sein Geld bekommt?

Am Ende des Tages definitiv, ja. Jeder, der von uns Geld zu bekommen hat, bekommt es durch uns. Wir sind diejenigen, die die eigentlichen Zahlungen auslösen. Außerdem sind wir eine Art In-House-Bank. Die Länderbüros und Tochtergesellschaften finanzieren sich über uns. Das heißt, wenn ein Büro einen Finanzierungsbedarf hat, geht es nicht zur Bank, sondern holt sich die Mittel bei uns. Wir sichern Exporte ab, wenn Waren ins Ausland geliefert werden und steuern die Bankenstrategie im In- und Ausland.

Am Ende laufen also alle Fäden bei Ihnen zusammen?

Finanzieller Art, ja. Alles, was liquiditätswirksam ist, läuft bei uns in irgendeiner Form zusammen. Wir haben eine Servicefunktion. Wir produzieren und verkaufen nicht selbst, sondern unterstützen andere dabei.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten in der Abteilung Treasury?

Vier. Meine drei Kolleginnen und ich. Treasury ist traditionell sehr klein, in anderen Unternehmen ist das nicht anders. Wir arbeiten sehr viel mit technischen Systemen, zum Beispiel mit einem Treasury Management System, einem Zahlungsverkehrssystem und mit Marktdateninformationssystemen.

Wozu die vielen Systeme?

Ohne die könnten wir unsere Arbeit gar nicht bewältigen. Wir verwalten die gesamten Konten von BERLIN-CHEMIE und der Menarini GmbH und bekommen außerdem die Kontoinformationen aller Länderbüros. Weil wir sehr viel in Osteuropa tätig sind, vereinnahmen wir auch andere Währungen als Euro. Das heißt, wir bekommen russische Rubel rein, polnische Zloty, rumänische Leu. Das ist ein bunter Strauß an Währungen, den wir organisieren müssen. Und das passiert bei uns mit Hilfe von Systemen.

Haben Sie so etwas wie einen typischen Arbeitstag?

Erst mal schon. Der Tag beginnt in der Regel damit, dass ich schaue, wie der Vortag gelaufen ist. Ich schaue auf die Konten und als nächstes auf die Märkte. Wie sind die Kurse? Wo steht der Rubel, wo der Zloty?

Verläuft der Rest des Tages auch so typisch?

Nicht unbedingt. Häufig kommen die verschiedenen Länderbüros mit sehr speziellen Finanzthemen auf uns zu, bei denen wir sie unterstützen.

Reisen Sie auch in die Länder?

In der Regel nicht.

Ist Ihnen das internationale Arbeiten trotzdem wichtig?

Absolut. Ich habe bisher nur in Unternehmen gearbeitet, die international tätig waren. Es wäre mir zu wenig, nur den deutschen Markt zu bearbeiten. Wir haben die Landesbanken, und wir haben die kommerziellen Banken. Da Konten zu eröffnen und Gelder zu vereinnahmen, ist einfach. Aber in Ländern wie zum Beispiel der Ukraine, Turkmenistan, Armenien oder Georgien ist das etwas anderes. Russland, unser größter ausländischer Markt, ist auch speziell. Damit will ich sagen, dass jeder Markt eine Herausforderung ist, der man sich individuell anpassen muss.

Haben Sie vor der Menarini GmbH schon einmal in einem Pharmaunternehmen gearbeitet?

Nein. Aber wie gesagt, Treasury ist ein Servicebereich. Am Ende des Tages spielt es keine Rolle, was für ein Unternehmen ich bediene. Die Zahlungsströme, das Zahlungsverhalten von Kunden und die Finanzierungsstrukturen sind hier zwar anders als in anderen Branchen, aber grundsätzlich sind der Service und das, was ich mache, mehr oder weniger gleich.

Als Abteilungsleiter haben Sie auch eine Führungsposition Ihren Mitarbeiterinnen gegenüber angenommen. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet?

Mein Team war ja schon vor mir da. Damit hatte ich Mitarbeiterinnen, die ich kennenlernen und für die ich ein Gespür entwickeln musste. Darauf können Sie sich nicht vorbereiten. Eines habe ich aber gelernt. Ein Fehler, den man nicht machen darf, ist, nur von sich auszugehen. Ich weiß, wie ich bestimmte Dinge handhaben würde. Andere Menschen machen das aber vielleicht ganz anders. Man muss versuchen, sich ein Stück weit von den eigenen Denkstrukturen zu befreien.

Inwiefern hat die Führungsrolle Ihren Arbeitsalltag verändert?

Als Abteilungsleiter habe ich viel mehr administrative und strategische Aufgaben, weniger operative.

Was ist Ihnen als Chef wichtig?

Zuverlässigkeit und Sorgfältigkeit sind die wichtigsten Dinge. Wenn wir Fehler machen, kostet das sofort Geld. Gleichzeitig lasse ich meinem Team relativ viele Freiheiten, erwarte aber auch, dass sie diese Freiheiten positiv nutzen.

Was bedeutet das?

Ich möchte, dass sie aktiv mitgestalten. Es ist einfach zu sagen: Das sind deine Aufgaben, arbeite das bitte ab und dann bekommst du deine nächste Aufgabe. So kann man ein Team führen, aber ich denke nicht, dass das für den Einzelnen besonders befriedigend ist. Deshalb erwarte ich, dass auch von meinen Mitarbeiterinnen Vorschläge kommen und bin offen für Ideen. Mag sein, dass mir manche Vorschläge nicht gefallen und ich sie vielleicht sogar ablehne, aber ich bin immer offen für konstruktive und zielführende Diskussionen. Weil ich davon überzeugt bin, dass nur konstruktive Diskussionen zum besten Ergebnis führen.

Gibt es darüber hinaus Dinge, die generell für Ihre Arbeit besonders wichtig sind?

Man muss schon eine Affinität zu Finanzmärkten haben und ein bisschen Gespür dafür, wie sich Märkte entwickeln könnten. Für die meisten Menschen ist es kein Spaß, die Finanzpresse zu verfolgen, und wenn es eine Meldung zur Europäischen Zentralbank gibt, interessiert es sie nicht. Für uns sind solche Nachrichten aber ganz entscheidend, weil Entscheidungen der EZB direkte Auswirkungen auf unser Geschäft haben.

Sie sind inzwischen mehr als vier Jahre im Unternehmen. Angst vor Langeweile?

Nein. Wir bekommen zum Beispiel in Kürze ein neues Produktportfolio hinzu. Das heißt, dass es in einigen Ländern neue Kunden und mehr Umsatz geben wird, die Geldflüsse werden sich verändern. Wir müssen einfach mal schauen, was da auf uns zukommt. Es bleibt spannend und das ist auch gut so. Ein Job, in dem ich jeden Tag genau weiß, was kommt, wäre mit der Zeit sicherlich zu monoton.

Hat eigentlich die Tatsache, dass es bei der Menarini GmbH zum Beispiel so etwas wie Gleitzeit gibt, für Sie eine Rolle gespielt, als Sie sich für das Unternehmen entschieden haben?

Natürlich finde ich es sehr gut, dass ich mir meine Zeit flexibel einteilen kann. Ich bin Familienvater und bringe vor der Arbeit meine Tochter in den Kindergarten. Mal geht das schneller und mal langsamer. Da ist es definitiv von Vorteil, dass ich weiß, wenn ich 20 Minuten später im Büro bin, kann ich die Zeit später nachholen und dann passt es wieder.

Haben Sie den Eindruck, dass Sie in einem familienfreundlichen Unternehmen arbeiten?

Ja, das würde ich schon sagen. Wenn mal was dazwischen kommt, und mit kleinen Kindern kann so etwas durchaus passieren, gab es noch nie ein Problem. Vor kurzem bin ich erneut Vater geworden und habe Elternzeit beantragt. Bei diesem Thema hat mich die Personalabteilung sehr unterstützt.

Dr. Astrid Kruse sorgt als Managerin für wissenschaftliche Kommunikation dafür, dass Informationen zu Präparaten von BERLIN-CHEMIE an die richtige Stelle gelangen.

Dr. Astrid Kruse
Ich habe jeden Tag das Gefühl, dass ich etwas bewegen kann.

Frau Dr. Kruse, Sie sind Managerin für wissenschaftliche Kommunikation. Wie sieht ein typischer Arbeitstag von Ihnen aus?

Meine Hauptbeschäftigung ist das Kommunizieren. Dafür nutze ich hauptsächlich zwei Arbeitsgeräte: das Telefon und den Computer. Ich bekomme viele Anfragen, sowohl von extern als auch von intern. Die Anfragen kommen in der Regel von Ärzten, von Apothekern oder von unseren Mitarbeitern im Außendienst. Meine Aufgabe ist es, diese Anfragen schnell, kompetent und zur Zufriedenheit des Gegenübers zu beantworten. Zudem arbeite ich mit der Fachpresse zusammen. Hier geht es um die Veröffentlichung von Artikeln und Studienergebnissen.

Worum geht es bei den Anfragen, von denen Sie sprachen?

Häufig sind es Anfragen zu unseren Präparaten, die ich beantworte. Oftmals per Telefon, weil die Präparate schon im Einsatz sind. Es kommt beispielsweise vor, dass ein Arzt seinem Patienten ein Präparat verordnet und erfährt, dass der Patient noch andere Medikamente nimmt. Dann möchte der Arzt von mir wissen, ob das neue Medikament mit den anderen kombiniert werden kann. Das ist dann schon eine sehr beratende Tätigkeit und die Ärzte und Apotheker sind dankbar für meinen Rat, weil sie dadurch schnell dem Patienten helfen können.

Was ist für Sie das Besondere an Ihrer Arbeit?

Ich habe jeden Tag das Gefühl, dass ich etwas bewegen kann. Etwa wenn ich ein positives Feedback bekomme. Oder wenn ein Arzt von der Intensivstation anruft, eines unserer Medikamente einsetzen möchte und wir über seinen Therapievorschlag diskutieren. Im Idealfall sagt der Arzt dann: Prima, danke, ich kann dem Patienten damit helfen. Das gibt mir ein gutes Gefühl. Dann gehe ich raus und denke, dass ich heute wirklich etwas bewegt habe.

Sind Sie dabei für eine bestimmte Produktgruppe zuständig?

Ja, ich betreue eine große Produktgruppe, weil ich für mehrere Indikationsgebiete zuständig bin: zum einen für den Bereich Schmerz-Gastro, zum anderen für den Bereich Urologie und ganz neu auch für den Bereich der Atemwegs-Erkrankungen. Hier gibt es innovative Präparate, die ich betreue. Ich habe also einen bunten Blumenstrauß.

Wie viele Anfragen bekommen Sie da durchschnittlich am Tag?

Das ist unterschiedlich. Bei Produkten, die schon lange auf dem Markt sind, kommen selten Anfragen, manchmal nur einmal im Jahr. Aber bei den neuen Produkten sind es viele. Da habe ich zum Teil zehn bis 20 Anfragen am Tag.

Woher bekommen Sie Ihre Informationen zu den Präparaten?

Zum Beispiel aus der Fachinformation – das ist unser Gesetzestext – aber auch aus Studienpublikationen. Und da ich in der Abteilung Medizin und Forschung arbeite, habe ich dort Zugriff auf viele zusätzliche Dokumente. Außerdem arbeite ich eng mit der Abteilung Arzneimittelsicherheit zusammen. Die Kollegen sammeln unter anderem alle Nebenwirkungsmeldungen. Darauf kann ich auch zurückgreifen.

Sie arbeiten seit etwa einem Jahr bei BERLIN-CHEMIE und leben seitdem auch wieder in Berlin, richtig?

Genau. Ich habe in Berlin Pharmazie studiert und hier auch promoviert. Anschließend habe ich fast 20 Jahre in Düsseldorf und München für andere Unternehmen gearbeitet. 2012 bin ich dann familiär bedingt wieder zurück nach Berlin gezogen. Hier habe ich nach einem Unternehmen gesucht, das ein forschendes Pharmaunternehmen ist, das attraktiv und auf dem Markt etabliert ist und innovative Produkte hat. So bin ich dann zu BERLIN-CHEMIE gekommen.

Wenn Sie zurückblicken, würden Sie sagen, dass Sie sich schnell eingelebt haben?

Ja, sehr schnell. Ich bin in ein tolles Team gekommen und habe gerade am Anfang sehr viel Unterstützung bekommen. Ich hatte natürlich einen großen Informationsbedarf zu den vielen Produkten, die ich betreue. Da waren die erfahrenen Kollegen sehr hilfreich und haben mir viele Informationen gegeben und mich geschult. Die Türen stehen hier immer offen. Das finde ich sehr schön. Ich kann jederzeit zu den Kollegen oder Vorgesetzten gehen. Das Prinzip des Familienunternehmens der italienischen Menarini-Gruppe wird auch hier in Berlin sehr stark gelebt.

Wenn Sie die Situation mit früheren Erfahrungen vergleichen, würden Sie dann sagen, dass das etwas Besonderes ist?

Ja, für mich ist es etwas Besonderes. Ich empfinde es als ausgesprochen angenehm. Außerdem sind bei BERLIN-CHEMIE die Wege kurz und das ist toll. Wenn ich eine Entscheidung brauche, kann ich mich immer zuerst an meinen Vorgesetzten wenden und von dort aus weitergehen. Das funktioniert sehr schnell und gut.

Sie lernen konstant so viel Neues kennen, sind da für Sie Fortbildungen eigentlich relevant?

Sehr, gerade Kongresse sind wichtig. Dort werden oftmals Forschungsergebnisse präsentiert, die die Indikationsgebiete betreffen. Wir sind angehalten, auf den internationalen und deutschen Fachkongressen zugegen zu sein, um die neuesten Informationen sofort zu erfahren. Außerdem treffe ich dort viele der Fachkollegen, mit denen ich mich austauschen kann.

Gibt es Dinge, die Sie sich für Ihre berufliche Zukunft wünschen?

Ich wünsche mir, dass die Arbeitsverhältnisse bei BERLIN-CHEMIE so bleiben, wie sie sind. Wir haben ein tolles Team und es ist ein sehr angenehmes und effektives Arbeiten. Wo ich dagegen gerne noch an der einen oder anderen Stelle etwas verbessern würde, ist beim Transport der Informationen über Präparate zum Patienten. Die Information zu unseren Präparaten bekommt der Patient im Regelfall vom Arzt oder Apotheker, weil es sich oft um verschreibungspflichtige Produkte handelt. Mein Wunsch ist es, dass dieser Informationsfluss noch etwas runder läuft.

An welcher Stelle haben Sie darauf Einfluss?

Durch das Feedback der Kollegen im Außendienst und von Ärzten und Apothekern weiß ich, wo es manchmal hakt, und das kann ich beeinflussen, indem ich diese Punkte bei Meetings mit der Arzneimittelsicherheit oder dem Marketing oder dem Vertrieb anspreche. Wir überlegen dann gemeinsam, wie wir diese Prozesse verbessern können.

Dr. Pirka Kruse ist seit 2001 Regionalleiterin im Facharzt-Außendienst und betreut mit ihrem Team die ost-deutschen Bundesländer.

Dr. Pirka Kruse
Ich glaube, ein Arbeitgeber sieht, wenn Mitarbeiter zu hundert Prozent hinter dem Unternehmen stehen. Und dann eröffnen sich einem Möglichkeiten.

Frau Dr. Kruse, Sie beginnen Ihre Arbeitswoche gleich mit diesem Interview. Wie würde Ihr Montagmorgen normalerweise aussehen?

An vielen Montagen fahre ich zu einem Mitarbeiter in den Außendienst. Ich habe als Regionalleiterin insgesamt neun Mitarbeiter, die in den ostdeutschen Bundesländern die Fach- und Klinikärzte besuchen, insbesondere Kardiologen und Pneumologen. Mit meinen Mitarbeitern zusammen führe ich regelmäßig Begleitbesuche durch.

Und welches Ziel haben die Begleitbesuche?

Grundsätzlich arbeiten meine Mitarbeiter natürlich selbstständig in ihrem Gebiet. An den Tagen, an denen ich sie begleite – das ist pro Mitarbeiter etwa einmal im Monat –, ist es meine Aufgabe, sie zu coachen und für ihre Weiterentwicklung zu sorgen. Das ist das, was ich absolut gerne mache und, glaube ich, auch gut kann. Wissen weiterzugeben, mich in die Situation meiner Mitarbeiter hineinzuversetzen und zu erkennen, welche Stärken sie haben, was hier gerade die Aufgabe ist und was ich tun kann, um meine Mitarbeiter erfolgreich zu machen – das ist mein Job als Regionalleiterin. Darüber hinaus führe ich meine Mitarbeiter auch per Telefon und E-Mail.

Wie sieht das dann aus?

Durch die langen Fahrstrecken habe ich wunderbar die Möglichkeit, viel zu telefonieren. Abends vom Büro aus kommuniziere ich dann über E-Mails. Es ist meine Aufgabe, den Markt zu beobachten, Mitbewerber zu analysieren und all das mit meinen Mitarbeitern zu besprechen. Aus den Informationen leite ich Strategien und Handlungen ab, damit wir uns als Team positiv weiterentwickeln.

Was hat Sie dazu bewogen, sich auf eine Führungsposition zu bewerben?

Ich habe schon immer den Wunsch gehabt, mich zu entwickeln. Und noch bevor ich mich 2001 für die Position beworben habe, habe ich mir genau überlegt, wo ich irgendwann mal hin will.

Haben Sie den Eindruck, dass BERLIN-CHEMIE Sie in Ihrer Entwicklung unterstützt?

Ich glaube, ein Arbeitgeber sieht, wenn Mitarbeiter zu hundert Prozent hinter dem Unternehmen stehen. Das tue ich und zwar seit 17 Jahren. Und dann eröffnen sich einem auch Möglichkeiten. Als ich 1996 bei BERLIN-CHEMIE anfing, wollte ich ursprünglich über den Außendienst später in das Marketing oder in die Abteilung Medizin und Forschung. Denn ich war nach meinem Chemiestudium sehr wissenschaftlich orientiert. Aber dann habe ich die Liebe zum Außendienst entdeckt. Die Steigerung dessen war, Mitarbeiter zu haben und Mitarbeiter erfolgreich zu machen. Also habe ich mich beworben.

Ich stell mir das schwierig vor: Der eine Mitarbeiter sitzt in Schwerin, der zweite in Jena und wieder ein anderer in Berlin oder Sachsen. Wie schafft man es, dass aus diesen Menschen ein Team wird?

Dreimal im Jahr gibt es Zyklus-Tagungen für den ganzen Außendienst. Auf diesen Tagungen wird viel miteinander kommuniziert. Zusätzlich führe ich mit meinen Mitarbeitern Regional-Tagungen durch. Die organisiere ich als Regionalleiterin und lege die Inhalte fest. Das sind mal fachliche Fortbildungen und mal Strategie-Tagungen. Und nachdem wir dann über Strategien gesprochen haben, unterhalten wir uns in den Pausen und beim Abendessen über andere Themen und lernen uns so immer besser kennen. Außerdem schweißen gemeinsame Ziele und Erfolg einfach zusammen.

Welche Eigenschaften muss jemand mitbringen, der im Außendienst arbeitet? Es liegt ja nicht jedem, ständig neue Leute zu treffen und sie von einer Sache zu überzeugen.

Wichtig sind die vier Ms: Man muss Menschen mögen. Und man muss seinem Gesprächspartner gegenüber offen sein, um das, was er sagt, zu verarbeiten und Chancen zu entdecken. Und auch wenn Sie neun Mal ein Nein bekommen, sollten Sie trotzdem positiv denken und Lust haben, auf das Ja im zehnten Gespräch zu warten.

Was braucht es an fachlichen Kenntnissen? Sie haben zum Beispiel promoviert, bevor Sie bei BERLIN-CHEMIE angefangen haben. Ist das ein Muss?

Nein. Das ist kein Muss. Und ich habe meine Promotion übrigens während meiner Tätigkeit für BERLIN-CHEMIE gemacht. Ich habe meinen Urlaub innerhalb der ersten zwei Jahre an der Uni verbracht. (lacht)

Aber haben alle Ihre Mitarbeiter einen naturwissenschaftlichen Hintergrund?

Größtenteils. Es gibt aber auch Mitarbeiter, die Wirtschaft studiert haben. Promoviert haben muss man, wie gesagt, nicht. Aber es ist wichtig, logisch denken und selbstständig arbeiten zu können und es ist einfach von Vorteil, wenn man das irgendwann in seinem Leben schon mal gemacht hat. Und man braucht schon ein gewisses Grundverständnis für Medizin und Biologie.

Wie machen Sie jemanden, der Wirtschaft studiert hat, fit für den Außendienst?

(lacht) Erst mal muss man einem jungen Menschen vermitteln, dass Rom nicht an einem Tag erbaut wurde. Wenn jemand Wirtschaft studiert hat, macht er zuerst eine Ausbildung zum geprüften Pharmareferenten, die mit einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer endet. Dann geht es in die Produktschulung und anschließend zur Einarbeitung in den Außendienst. Hier beginnt mein Part. Jeder Mensch hat ganz besondere Fähigkeiten und zu allererst analysiere ich in aller Ruhe die Fähigkeiten, die eben dieser junge Mensch mitbringt. Dazu gebe ich Tipps, die einem Anfänger helfen sollen, schnell Fuß zu fassen. Das richte ich immer an der Person aus, mit der ich gerade zusammenarbeite. Um Erfolg zu haben, muss man zunächst einmal Geduld mit sich selbst haben, offen sein für Feedback, aber auch über die nötige Nachhaltigkeit verfügen.

Wer hat Ihnen alles beigebracht, als Sie 1996 bei BERLIN-CHEMIE anfingen?

Mein Fachwissen habe ich in der Produktschulung erworben und meine erste Regionalleiterin hat mir dann den Außendienst nahegebracht. Außerdem habe mich auch selber immer weitergebildet. Die eigene Motivation ist ein wichtiger Baustein und man sollte sie für das eigene Fortkommen nutzen. Das habe ich gemacht. Ich habe zum Beispiel viele Fortbildungen von BERLIN-CHEMIE wahrgenommen.

Welche Art von Fortbildung?

Zu 90 Prozent sind das fachliche Fortbildungen. Bei fachlichen Fortbildungen kann es sich zum Beispiel um Studien zu einem bestimmten Produkt, diagnostische Methoden oder eine gänzlich neue Indikation handeln. Aber auch von Veranstaltungen, die meine Mitarbeiter und ich für Ärzte organisieren und an denen wir teilnehmen, profitieren wir von den inhaltlichen Vorträgen, die dort Ärzte für Ärzte halten. Außerdem hat BERLIN-CHEMIE eine Trainings-Abteilung, die jedem Mitarbeiter durch gewisse Programme die Möglichkeit gibt, individuelle Fortbildungs-Wünsche umzusetzen. Das liegt an jedem selbst. Ich hatte gerade in diesem Jahr eine Fortbildung im Bereich Projektmanagement mit einem externen Trainer. Eine wunderbare Fortbildung, die sehr hilfreich war.

Wie beschreiben Sie Freunden BERLIN-CHEMIE?

Berlin Chemie ist ein ganz innovatives Unternehmen und es sind einfach tolle Menschen, die hier arbeiten. Menschen die kreativ und offen sind, die nach Lösungen suchen. Es ist wirklich beeindruckend, wenn man sieht, was für eine gigantische Entwicklung dieses Unternehmen genommen hat – Menarini insgesamt, aber auch BERLIN-CHEMIE als Unternehmen, das ich noch aus den DDR-Zeiten kenne. Ich bin stolz, hier zu arbeiten, und das transportiert man natürlich auch, wenn man über BERLIN-CHEMIE spricht. Und ich würde immer sagen, BERLIN-CHEMIE ist ein Unternehmen mit hervorragenden Produkten, und es ist einfach ein… (zögert und lacht) kreatives, offenes und emotionales Unternehmen, das seine Mitarbeiter und deren Leistungen schätzt. Dadurch hat es trotz der Größe des gesamten Unternehmens etwas sehr familiäres.

Dr. Carsten Milbredt ist Produktmanager und betreut das Indikationsgebiet Diabetes. Seine Karriere begonnen hat er im Außendienst.

Dr. Carsten Milbredt
Man sollte in diesem Job kreativ sein und immer wieder neue Ideen haben. Aber die kommen fast von allein, wenn man sich mit den Produkten beschäftigt.

Herr Milbredt, Sie haben sich 1997 bei BERLIN-CHEMIE beworben und zwar auf eine ziemlich spezielle Zeitungsanzeige hin. Was hatte es damit auf sich?

Das war eine Anzeige in der Zeitung, über die BERLIN-CHEMIE einen Pharmareferenten gesucht hat. In der Anzeige stand damals sinngemäß: „Wir suchen Pharmareferenten. Unser Vorstand nimmt sich sonntags für Sie Zeit. Rufen Sie uns an.“ Also habe ich am Sonntagmorgen angerufen.

Und hatten tatsächlich den Vorstand von BERLIN-CHEMIE am Telefon?

Ja, das war tatsächlich der Vorstand, Dr. Reinhard Uppenkamp. Es war ganz lustig, weil das meine erste Bewerbung überhaupt war. Ich war ja noch an der Uni und habe an meiner Promotion in Chemie geschrieben. Wir haben ein bisschen telefoniert und dann fragte er: „Was machen Sie denn am Freitag?“ Und ich sagte: „Noch nichts.“ – „Dann kommen Sie mal bei uns vorbei.“ Also habe ich von Mannheim aus alles gebucht und habe zu der Zeit, die mir Herr Dr. Uppenkamp genannt hat, in Berlin auf der Matte gestanden.

Das Vorstellungsgespräch ist damals gut gelaufen und Sie haben in Mannheim für BERLIN-CHEMIE im Außendienst gearbeitet. Wie lange?

Eineinhalb Jahre. Dann kam 1999 ein Anruf mit der Frage, ob ich mir vorstellen könnte, in Berlin zu arbeiten. Ich habe Ja gesagt, es gab wieder eine Bewerbungsrunde und dann habe ich als medizinischer Fachreferent in der Abteilung Medizin und Forschung angefangen.

Was macht ein medizinischer Fachreferent?

Er ist im Grunde das gute Gewissen des Produktmanagers. Der medizinische Fachreferent hat die Aufgabe zu prüfen, dass sich bei der Bewerbung eines Produkts alle an das halten, was durch die Zulassung und das Heilmittelwerbegesetz abgedeckt und vorgeschrieben ist.

Inzwischen sind Sie selbst Produktmanager.

Genau. Ich war etwa fünf, sechs Jahre medizinischer Fachreferent und habe dann meine Fühler in Richtung Marketing ausgestreckt. Heute betreue ich im Indikationsgebiet Diabetes die Insuline und die Pens.

Was genau gehört dabei zur Ihren Aufgaben?

Die Arbeit ist sehr vielseitig. Ich arbeite zum Beispiel mit dem Außendienst und fahre gelegentlich mit den Kollegen mit. Ich besuche Kongresse und organisiere Veranstaltungen. Darüber hinaus erarbeiten wir Informationsmaterial für Ärzte und Apotheker, alles, was den Kollegen im Außendienst bei der Bewerbung eines Produkts hilft. Und dann gehören auch Dinge wie die Produktionsplanung dazu.

Kennen Sie durch Ihre Arbeit viele Kollegen hier im Unternehmen?

Ja, sehr viele. Allerdings bin ich auch jemand, der viele Dinge persönlich mit den Leuten bespricht. Vielleicht hat das etwas mit meiner Außendiensterfahrung zu tun. Wo andere anrufen oder eine E-Mail schreiben, gehe ich persönlich hin, so dass ich weiß, wer wer ist. Meine Erfahrung sagt, dass die Dinge besser funktionieren, wenn man mit den Kollegen direkt gesprochen hat. Ein Freund von mir hat einen Produktmanager mal als Spinne im Netz beschrieben. (lacht)

Das klingt erst mal nicht sehr positiv.

Es ist aber positiv gemeint. Der Produktmanager sitzt in der Mitte und muss an ganz vielen Fäden ziehen, weil er mit vielen Abteilungen zusammenarbeitet: mit der Abteilung Medizin und Forschung, mit der Marktforschung, mit der Produktion und mit dem Außendienst. Und ich glaube, das funktioniert ganz gut.

Welches Stadium bei der Betreuung eines Produkts ist aus Ihrer Sicht das Interessanteste?

Die Einführung ist die spannendste Zeit. Vor der Einführung sondieren wir zunächst den Markt. Wir schauen, was das für ein Markt ist, wie er funktioniert, wie es zu Verordnungen kommt. Dazu gehört sehr viel Marktforschung. Anschließend muss man sein Produkt dann richtig positionieren, damit es läuft.

Würden Sie sagen, dass ein Produktmanager auch kreativ sein muss?

Doch, kreativ sollte man in diesem Job schon sein und immer wieder neue Ideen haben. Aber die kommen fast von allein, wenn man sich mit den Produkten beschäftigt und das macht die Arbeit aus.

Sie haben zwischenzeitlich eine Weile nicht bei BERLIN-CHEMIE gearbeitet. Warum sind Sie zurückgekommen?

Bei BERLIN-CHEMIE legen wir sehr viel Wert auf die Kenntnis und die Durchdringung des Marktes. Das Unternehmen setzt auf Kontinuität und das schätze ich an der Arbeit. In der Regel betreut bei BERLIN-CHEMIE ein Produktmanager ein Präparat von der Einführung über die Vermarktung bis es irgendwann generisch wird, also der Patentschutz ausläuft. Außerdem sind wir hier nicht vom Börsenkurs getrieben. Es ist ein eigentümergeführtes Unternehmen, in dem Entscheidungen mit mehr Voraussicht und mittelfristig getroffen werden. Ich habe zum Beispiel ein Jahr erlebt, in dem der Gesamtmarkt nicht so gut lief. Damals hat der Eigentümer entschieden, jetzt erst recht zu investieren. Das hat uns als Unternehmen weit nach vorne gebracht.

Grit Leonhardt ist als Projektmanagerin Applikationssysteme die Schnittstelle zwischen Ihren Kollegen im Internationalen Vertrieb und der IT.

Grit Leonhardt
Es ist auf jeden Fall von Vorteil, ein spezielles Branchenwissen zu haben. Die Produktion in der pharmazeutischen Industrie ist chargenbasiert und das ergibt spezielle Vorgaben für die Software.

Frau Leonhardt, Sie sind Projektmanagerin Applikationssysteme und beschreiben sich selbst als Dolmetscherin zwischen Softwareanwendern und Softwareherstellern. Wie genau kann man sich das vorstellen?

Ich bin in meiner Abteilung, der International Division, die Schnittstelle zwischen Kollegen, die im Internationalen Vertrieb arbeiten und den Softwareentwicklern der IT-Abteilung von BERLIN-CHEMIE. Das sind Bereiche, die manchmal sehr unterschiedliche Sprachen sprechen. (lacht) Ich koordiniere gemeinsame Entwicklungsprojekte.

Wie kommt es, dass Sie beide Sprachen sprechen?

Ich habe Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Internationales Management, Marketing und Wirtschaftsinformatik studiert und anschließend im Ausland Berufserfahrung gesammelt. Da ging es zum Beispiel um Software im Supply Chain Management und natürlich hatte ich dabei mit den Menschen und ihren verschiedenen Kulturen zu tun.

An welcher Stelle im Export werden Softwarelösungen gebraucht?

Plural ist das richtige Wort. Es gibt sehr, sehr viele Softwareanwendungen bei uns im Vertrieb. Das ist in den vergangenen Jahren sehr vielschichtig und komplex geworden. Am wichtigsten ist unser Warenwirtschaftssystem. Das ist eine Software, über die wir Handelsrechnungen an Exportkunden erstellen. Zusätzlich haben wir Software für die verschiedenen Exportpapiere, die erstellt werden müssen, von der Packliste über die Zollanmeldung bis zu den Transportversicherungszertifikaten. Außerdem gibt es Planungs-Systeme für die Absatzplanung und Systeme für die Koordination zwischen Vertrieb, Produktion und behördlicher Zulassung. Es gibt Systeme für die Verwaltung von Stammdaten sowie Reporting-Systeme für Umsatzstatistik oder Bestandsüberwachung. Und dann haben wir noch eine Datenbank für unsere Preise. Jedes der über 30 Länder, in denen wir unsere Produkte verkaufen, hat eine eigene Preisliste.

Wenn jemand konkrete Ideen für eine Software oder Verbesserungsvorschläge hat, kommt er dann einfach zu Ihnen?

Genau, so funktioniert es ganz oft. Häufig kommen die Kollegen und sagen: Ich muss an dieser Stelle jeden Monat so viel von Hand machen. Könnten wir dafür nicht eine Softwarelösung erstellen? Ich prüfe das, diskutiere die Idee in der Abteilung und bespreche sie dann mit der IT-Abteilung. Gemeinsam schauen wir, ob wir vielleicht schon eine Softwarelösung haben, die wir nutzen können, ob wir so etwas selbst programmieren oder ob wir eine Anwendung einkaufen müssten. Oftmals bin ich aber auch so in die Abteilungs-Prozesse involviert, dass ich selbst merke, dass etwas nach einer Softwarelösung ruft.

Sie geben auch Schulungen. Wie viel von Ihrer Zeit nimmt das in Anspruch?

Wenn eine neue Software eingeführt wird, gibt es Schulungen für alle betroffenen Mitarbeiter, entweder persönlich oder mit Hilfe von Nutzerhandbücher. Wir erstellen englischsprachige Handbücher und Präsentationen und schulen die Kollegen hier in Berlin, aber auch in den Auslandsbüros. Insgesamt sind es mehr als 250 Kollegen weltweit, die mit unseren Systemen arbeiten. Die Betreuung all dieser Nutzer nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. BERLIN-CHEMIE wächst und dadurch kommen neue Mitarbeiter hinzu, die geschult werden müssen.

Und wenn jemand mit einer Software gar nicht klarkommt?

Dann sind wir immer der erste Ansprechpartner. Wir entlasten dadurch die IT-Abteilung. Die Kollegen dort sollen sich auf das Programmieren konzentrieren können. Für Anfragen von Nutzern wie „Welchen Knopf muss ich drücken?“ sind wir in erster Instanz zuständig.

Sie haben bereits in einem anderen Pharmaunternehmen gearbeitet, bevor Sie 2005 zu BERLIN-CHEMIE kamen. Ihre Arbeit ist aber nicht unbedingt an diese Branche gebunden, oder?

Jein. Es ist auf jeden Fall von Vorteil, ein spezielles Branchenwissen zu haben. Die Produktion in der pharmazeutischen Industrie ist chargenbasiert und das ergibt spezielle Vorgaben für die Software. Wichtig ist die Zuordnung einer Charge zum Kunden und die Haltbarkeit beziehungsweise Resthaltbarkeit der Medikamente. Der Nachweis einer Charge schließt die Produktion, die Lagerhaltung und den Vertrieb mit ein. Das lässt sich mit Konsumgüterherstellern nicht vergleichen. Zudem müssen wir Genehmigungen für Arzneimittel der Zulassungsbehörden jedes einzelnen Landes beachten. Das alles spiegelt sich auch in der Software wieder.

Woher haben Sie dieses Branchenwissen?

Das kam mit der Berufserfahrung. In dem ersten Pharmaunternehmen, für das ich gearbeitet habe, gab es eine große Bandbreite von Themen zu bewältigen. Ich habe mich eingearbeitet und dieses Wissen zu BERLIN-CHEMIE mitgebracht.

Wie kam es eigentlich, dass Sie heute in der Pharmabranche arbeiten?

Es war eher Zufall. Ich habe mich aber sofort wohlgefühlt. Ich mag einerseits dieses Bodenständige, also für ein Unternehmen zu arbeiten, das tatsächlich produziert. Andererseits mag ich das Internationale. Wenn man wie ich im Export arbeitet, hat man mit vielen unterschiedlichen Ländern zu tun: etwa mit Russland, Polen, den Balkan-Ländern oder auch mit skandinavischen Ländern. Hier braucht man die Fähigkeit, mit verschiedenen Kulturen umgehen zu können.

Welche Eigenschaften braucht jemand in Ihrer Position noch?

Zu den Fähigkeiten gehört neben dem logischen Denken und systematischen Arbeiten ein Sinn für Organisation. Es gehört dazu, die Teams zusammenzubringen, Meetings zu organisieren, Präsentationen zu erstellen und andere von seinen Ideen überzeugen zu können. Außerdem gehört Feingefühl dazu. Nicht jede gute Idee wird sofort angenommen. Man muss sie auch verkaufen können. Und Prioritäten setzen, wenn Ressourcen knapp sind. Wo kann ich Kompromisse machen? Und wie vermittle ich diesen Kompromiss, damit er für alle akzeptabel ist? Das ist nicht immer ganz einfach. (lacht) Das Schöne bei BERLIN-CHEMIE ist, dass ich auch neue Tätigkeitsfelder ergründen kann.

Inwiefern?

Angenommen ich möchte bestimmte Prozesse neu gestalten, weil ich sehe, dass etwas, das wir seit Jahren machen, jetzt nicht mehr optimal funktioniert. Dann kann ich dieses Projekt selbst anstoßen. In größeren Unternehmen ist es häufig der Abteilungsleiter, der ein Projekt ins Leben ruft und dazu vielleicht eine externe Beratungsgesellschaft hinzuholt. Bei BERLIN-CHEMIE geht es tatsächlich auch von unten nach oben und in der Regel ohne externe Berater. Wir haben zwar eine interne Beratungsabteilung, die uns unterstützt, aber wir schaffen auch sehr viel intern in der Fachabteilung. Zum einen weil wir diese beiden Projektmanagement-Stellen haben, zum anderen weil wir Vorgesetzte haben, die das unterstützen.

Sie haben zwei kleine Kinder und waren nach der Geburt jeweils ein Jahr in Elternzeit. Arbeiten Sie nun wieder Vollzeit?

Nein, in Teilzeit. Es ist sehr positiv, dass das hier möglich ist und es lässt sich glücklicherweise bei mir auch gut mit der Arbeit verbinden. Ich arbeite sehr gerne und gleichzeitig möchte ich die Kinder beim Heranwachsen erleben.

Wie schnell waren Sie wieder drin in der Arbeit, nachdem Sie aus der Elternzeit zurückkamen?

Das war unterschiedlich. 2008 bin ich zum ersten Mal aus der Elternzeit zurückgekommen und war ganz schnell wieder drin. Damals hatte sich nicht so viel verändert. 2010 war das anders. In dem Jahr, in dem ich nicht da war, wurde in Berlin und in allen Auslandsbüros eine sehr wichtige neue Planungs-Software eingeführt. Damit hatte sich unsere Welt fundamental verändert. Das war eine größere Umstellung für mich. Glücklicherweise konnte der Kollege, der mich während meiner Elternzeit vertreten hatte, bei uns in der Abteilung bleiben. Aus einer Stelle wurden zwei, weil die neue Software deutlich mehr Arbeit nach sich zog. Es hat mir sehr geholfen, dass wir nach meiner Elternzeit zu zweit weiterarbeiten konnten.

Liegt ein Arzneimittel in seiner Verpackung in der Apotheke, hat Elena Hilfer daran einen großen Anteil: Sie ist Wissenschaftliche Mitarbeiterin Verpackungstexte bei der Menarini GmbH.

Elena Hilfer
Auch nach fast zehn Jahren in meinem Beruf habe ich niemals das Gefühl, meine Arbeit nicht mehr interessant zu finden.

Frau Hilfer, wie lautet Ihre Antwort, wenn Sie gefragt werden, was Sie beruflich machen?

Ich sage, dass ich Packmittel in einem pharmazeutischen Unternehmen erstelle, zum Beispiel Faltschachteln, Folien, Etiketten, Gebrauchsinformationen. Und dazu sage ich noch: Das mag vielleicht langweilig klingen, ist es aber nicht. Es ist spannend.

Warum?

Weil wir für unsere große Produktpalette sämtliche Packmittel erstellen und das für sehr viele Länder. Das sind Länder mit unterschiedlichen Sprachen und individuellen Anforderungen an die Texte, die auf einer Verpackung stehen müssen. Außerdem soll die Verpackung den Kunden durch ihr Design ansprechen, sie muss druckbar sein und auf den Verpackungsmaschinen laufen. All diese Schritte greifen bei uns im Fachbereich Materialwirtschaft ineinander. So entsteht schließlich ein Packmittel für ein Produkt, das später in jedem unserer Länder im Regal steht und die Patienten erreicht.

Heißt das, Sie müssen sich mit jedem dieser Schritte auskennen, oder gibt es jeweils Experten?

Für jeden Schritt gibt es selbstverständlich eine Fachabteilung. Für das Design einer Verpackung ist zum Beispiel das Marketing zuständig. Es kann aber vorkommen, dass die von der Registrierung vorgegebenen Texte derart umfangreich sind, dass sie nicht mit dem vom Marketing gewünschten Verpackungsdesign vereinbar sind. Gemeinsam sucht man einen Kompromiss. Parallel müssen auch die Möglichkeiten unserer Partner-Druckbetriebe berücksichtigt werden und die technologischen Vorgaben, die wir von der Eigen- und Fremdproduktion bekommen. Sie sehen, hier gilt es viel zu koordinieren und mögliche Konflikte rechtzeitig zu erkennen. Das ist eine der größten Herausforderungen unserer täglichen Arbeit.

Sie sind also die Schnittstelle zwischen den Abteilungen?

Richtig. Wir führen die Informationen so zusammen, dass letztendlich ein Packmittel entsteht, das allen Anforderungen entspricht – und das in mehr als 50 Sprachen.

50 Sprachen?

Genau. 50 Sprachen spricht bei uns in der Abteilung natürlich niemand. Für die finalen, verbindlichen Texte sind die jeweiligen Länderbüros zuständig. Wir erstellen bei uns im Team Production Material, Editing nur einen Basistext. Dieser wird in Englisch oder Russisch geschrieben und nachher durch die Fachabteilungen in den Ländern vervollständigt und übersetzt.

Bedeutet das, dass ich Russisch sprechen muss, um in Ihrem Team arbeiten zu können?

Russischkenntnisse sind von Vorteil. Allerdings haben wir auch Kollegen im Team, die kein Russisch gelernt haben. Trotzdem haben sie sich schnell zurechtgefunden und mit der kyrillischen Schrift vertraut gemacht. Mittlerweile können sie auf jeden Fall die relevanten Textpassagen und Hinweise erkennen und zuordnen. Man darf einfach keine Angst davor haben.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten in dem Team, zu dem Sie gehören?

Wir sind acht Kolleginnen im Team für die Verpackungstexte.

Acht Kolleginnen, die sich die 50 Sprachen aufteilen?

Wir sind nicht nach Sprachen oder Ländern aufgeteilt, sondern nach Wirkstoffen und Arzneimittelformen. Somit arbeitet quasi jede mit jedem Land und jeder Sprache.

Wie lange arbeiten Sie schon im Unternehmen?

Bald sind es zehn Jahre.

Haben Sie in dieser Zeit in verschiedenen Abteilungen gearbeitet?

Nein, ich bin ein gutes Beispiel dafür, dass man zehn Jahre am gleichen Schreibtisch sitzen kann. (lacht) Klingt wieder ganz langweilig, ist es für mich aber nie gewesen. Auch nach fast zehn Jahren in meinem Beruf habe ich niemals das Gefühl, meine Arbeit nicht mehr interessant zu finden. Stattdessen habe ich festgestellt, dass ich mich im gleichen Job permanent weiterentwickle. So wie alles um mich herum: die Firma, die Prozesse, die Werkzeuge. Es gibt immer neue Wirkstoffe, neue Anforderungen, neue Kampagnen, neue Leute und Projekte. Man ist ständig gefordert, man entwickelt sich jeden Tag mit.

Sie sind Diplom-Ingenieurin für Pharmatechnik. Gibt es einen Zusammenhang zwischen dem, was Sie studiert haben, und dem, was Sie heute beruflich machen?

Auf jeden Fall. In meinem Job wird viel Ingenieursdenken vorausgesetzt. Wir müssen zum Beispiel schnell verstehen wie eine Verpackungsmaschine funktioniert, welche Produktionsschritte unsere Verpackung durchläuft und welche  Auswirkungen diese einzelnen Schritte auf sie haben. Einfach ausgedrückt: wie eine Maschine stempelt, in welchem Moment die Vignette aufgebracht wird, wie die Gebrauchsinformation in die Schachtel gelangt und vieles mehr.

Das heißt, die Maschine zu verstehen, hilft Ihnen zum Beispiel zu entscheiden, an welcher Stelle Sie Text auf eine Verpackung drucken können?

Genau. Die Gestaltung einer Verpackung muss immer auf die technologischen Voraussetzungen der Produktion abgestimmt sein. Sonst funktioniert es nicht.

Haben Ihre Kollegen alle einen ähnlichen Hintergrund wie Sie?

Wir sind Pharmaingenieure, Verpackungsingenieure und Wirtschaftsingenieure, außerdem haben wir eine Kollegin mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund im Team.

Betriebswirtschaft?

Wenn jemand bestimmte persönliche Eigenschaften mitbringt, ist das auch möglich.

Was für Eigenschaften müssen das sein?

Sehr vorteilhaft ist eben das technische Verständnis. Man sollte keine Berührungsängste mit der Produktion haben und Maschinenzeichnungen lesen können. Entweder liegt einem das oder nicht. Außerdem ist es wichtig, sehr sorgfältig, strukturiert und gewissenhaft zu arbeiten und das mit einer konstanten Geschwindigkeit. Man muss alle Einzelheiten rechtzeitig erkennen und zusammenführen können. Man darf kein noch so kleines Detail unberücksichtigt lassen.